EINKAUFS- UND RECHNUNGSMANAGEMENT AUS EINER HAND

Nicht nur der Ball ist rund!

…auch ein strukturierter Einkaufsprozess mit stetiger Optimierung dreht sich sozusagen im Kreis. Mit jedem Einkaufsvorgang wird ein Reporting gefüllt, das wiederum die aktuelle Einkaufssituation mit statistischen Daten benchmarkt.

Ein Vergleich der Konditionen findet bei dem Ansatz also nicht nur einmalig bei Auftragserteilung statt oder dann, wenn eine Warengruppe erneut ausgeschrieben wird, sondern kann jederzeit im Bestellablauf geprüft werden. Die Beschaffungsempfehlung kann unterschiedliche Lieferanten berücksichtigen.

Diese Möglichkeit steht einem Betrieb natürlich nur dann zur Verfügung, wenn jeder Beschaffungsvorgang von der Bestellauslösung bis zur Rechnungskontrolle auch in einem System einfach durchgeführt werden kann. Zu dem Zweck werden vorausgewählte Sortimente in Merklisten abgelegt, Bestellfreigabegrenzen definiert und Kontierungs- und Adressinformationen automatisiert ermittelt. Einfach wird es aber auch, wenn mit mobilen Geräten gearbeitet wird oder auch die Verarbeitung von Barcodes genutzt wird.

Durch die Parametrisierung des Systems, die Vorgaben für den Betrieb des Bestellportals, die Prüfung von Freigaben oder auch von Budgets und den automatisierten Abgleich von Lieferscheinen und Rechnungen können effiziente Einkaufsprozesse durchlaufen werden, die mit wenig Vorkenntnissen und Schulungsaufwand von jedem Besteller genutzt werden können. Die kontierten und geprüften Belege werden idealerweise an ein FiBu-System übergeben.

Die Einkäufe werden dann automatisiert in das Data Warehouse übermittelt und die Preisveränderung der entsprechenden Warengruppen geprüft. Ziel ist es, die Warengruppen zu erkennen, bei denen man sich im Vergleich zur allgemeinen Markttendenz schlechter entwickelt hat. Betroffene Warengruppen werden dann fokussiert und gegebenenfalls nachverhandelt. Der Kreis schließt sich.